Sollicitanten bijhouden in Excel — zo werkt het (en wanneer wordt het onhandig?)
Veel kleine teams beginnen hier: een Excel met sollicitanten. Dat is logisch. Hier is een werkbare opzet, plus het punt waarop het vastloopt.
Een simpele sheet
Eén tabblad Kandidaten, niet één tabblad per week. Kolommen die je echt gebruikt:
- naam
- telefoon
- bron (LinkedIn, site, doorverwijzing)
- vacature
- status (nieuw, gesprek, afgewezen, aangenomen)
- datum laatste contact
- korte notitie
Status als keuzelijst, geen vrije tekst. Anders krijg je “ok”, “wacht”, “??”.
Wat je erbij moet houden
Een tweede tabblad Vacatures met titel, eigenaar, open/dicht. Koppel kandidaten aan een vacaturenaam die overal hetzelfde is. Typfouten maken filters waardeloos.
Mail en CV’s blijven buiten de sheet: map op Drive, of bijlagen in Outlook. Excel is geen archief.
Waar het onhandig wordt
- Twee mensen in het bestand: wie heeft de waarheid?
- Filters vergeten: je denkt dat iemand “nieuw” is, de ander zette “afgewezen”.
- Geen geschiedenis: alleen de laatste notitie.
- Zoeken op skill of oude vacature is een
Ctrl+F-avond.
Als je wekelijks dezelfde vragen stelt — “hebben we deze al gehad?” — is de sheet je workflow niet meer, maar je blokkade. Meer daarover in van Excel naar een ATS.
Als je doorgaat in Excel
Maak een back-up. Zet de eigenaar in de bestandsnaam. Spreek af: één persoon wijzigt status, de rest commentarieert in de notitie. Dat redt je tot pakweg tientallen actieve kandidaten, niet tot een talentpool.
Wil je dezelfde kolommen, maar met dossier en team erbij: importeer CSV of Excel in een ATS. BudgyHire is daarop gebouwd. 14 dagen gratis.