AVG en je ATS — wat je als recruiter moet regelen
Een ATS is een bestand met persoonsgegevens. Naam, CV, notities, soms BSN of ID als iemand dat per ongeluk meestuurt. De AVG geldt, of je nu bureau of intern team bent.
Grondslag en doel
Je verwerkt data om te werven, niet “voor later, ooit”. Zet in je privacyverklaring:
- wat je vastlegt
- waarom (matching, contact, plaatsing)
- hoe lang
- met wie je deelt (opdrachtgever, alleen met toestemming of overeenkomst)
Kandidaten moeten hun gegevens kunnen inzien, corrigeren of laten verwijderen. Dat is geen extra feature; het is de wet.
Bewaartermijn
Geen oneindige database “voor het geval dat”. Gangbaar in recruitment: bewaren zolang de procedure loopt, daarna een termijn die je kunt uitleggen — en daarna verwijderen of anonimiseren. Schrijf de termijn op. Laat het systeem eraan meewerken, niet alleen een Excel bij legal.
Waar de data staat
EU-opslag maakt doorgifte naar de VS een stuk eenvoudiger in je verhaal naar klanten en ondernemingsraad. Versleuteling onderweg en at rest is het minimum. Vraag je leverancier om een verwerkersovereenkomst; zonder die overeenkomst hoor je hun tool niet vol te zetten met CV’s.
Wat het ATS zelf moet kunnen
- rechten per gebruiker (niet iedereen ziet alles)
- logging van wie wat opent of exporteert, als het kan
- export of verwijdering per kandidaat
- geen verborgen kopieën in een losse mailbox-integratie zonder afspraken
Mail en agenda koppelen is handig. Het blijft wél verwerking: houd templates schoon, stuur geen complete CV’s naar willekeurige cc’s.
Praktisch
BudgyHire slaat data versleuteld op in Europese datacenters. Een verwerkersovereenkomst hoort bij het product. Details staan op de privacy-pagina en in de FAQ.
Aan de slag: 14 dagen gratis, of lees hoe het werkt.